Animer une réunion – mode d’emploi

Animer une réunion – mode d’emploi
30
août
2018

La communication au sein d’une entreprise est fondamentale. Elle est à la base du fonctionnement des sociétés, et, sans elle, difficile de s’organiser, de gérer une équipe ou de coopérer efficacement. Les réunions servent à communiquer au mieux entre collaborateurs, mais bien souvent, les réunions quotidiennes peuvent devenir très vite ennuyantes. Pourquoi ? Parce qu’il existe un art de la réunion, et animer une réunion n’est pas toujours si simple. Vous souhaitez attirer toute l’attention de vos collaborateurs ? Cet article est fait pour vous.

L’accueil : le point de départ

Commençons par le commencement ! Une bonne réunion commence par un bon accueil, et par accueil, on entend bonne humeur et sourire dans un premier temps. Si vous semblez de bonne humeur et que vous esquissez un sourire, vous donnerez à vos collaborateurs l’envie de faire cette réunion. Ensuite, si le nombre de personnes présentes vous le permet, vous pouvez aussi demander des nouvelles de chacun, s’intéresser à leur ressenti, savoir s’ils passent une bonne journée… Mettez vos collaborateurs en bonne posture pour qu’ils se sentent concernés.

Définir des objectifs clairs

Par la suite, définissez les objectifs de la réunion. Rien de pire que d’arriver à une réunion et de ne pas savoir dans quel but elle est réalisée. Par conséquent, définissez un ordre du jour précis, et, si possible, transmettez-le même avant de commencer la réunion pour que chacun puisse préparer les points à soulever et régler les éventuels problèmes qui peuvent se poser. Après les formalités, on énonce les plusieurs points à traiter et en agissant ainsi, la réunion est claire et structurée.

Tout est dans l’écoute

L’écoute est un point important dans une réunion. Les réunions monodirectionnelles sont contreproductives, car la démocratie a aussi sa place en entreprise. Il est très important de laisser chaque collaborateur aller jusqu’à là fin de sa pensée, et de ne jamais lui couper la parole. Si vous avez des questions ou si vous n’êtes pas d’accord avec son opinion, attendez pour vous exprimer, et, si possible, prenez des notes. Sans l’écoute, une réunion perd tout son sens. Le mieux pour être sûr d’être à l’écoute, c’est de faire un tour de table et d’écouter ce que chacun a à dire. En agissant de cette manière, la réunion est aussi plus vivante, car cela évite de perdre le fil de la réunion et de la rendre ennuyante.

Gérer le temps de parole

L’écoute est certes très importante, mais chacun doit pouvoir s’exprimer à parts égales. Si l’un de vos collaborateurs est un peu trop bavard, il suffit de ne plus soutenir son regard : il sentira qu’il est peut-être en train de vous ennuyer et il écourtera le discours. Si en revanche vous êtes face à un collaborateur trop silencieux, au contraire regardez-le avec insistance, faites-lui sentir qu’il doit participer et qu’il est aussi concerné que les autres.

On laisse tomber les PowerPoint !

Depuis l’avènement de l’informatique et des logiciels de présentation par diapositives, on peut remarquer un certain abus de la part des chefs et des animateurs en réunion. La simplicité et la clarté des PowerPoint ne sont qu’une façade : ils sont le meilleur moyen d’ennuyer quiconque se trouvant autour d’une table.

Pourquoi ? Parce que vous portez l’attention de vos collaborateurs sur des diapositives et non sur ce que vous dites. Et, vice versa, votre attention sera portée sur les points écrits sur la présentation graphique et non sur vos collaborateurs. De plus, inconsciemment, l’attention se portera sur la mise en page, le graphisme, les couleurs, en somme la forme et non le fond. Parler clairement et de manière structurée est le meilleur moyen de concentrer l’attention.

Et si vous restiez debout ?

Une technique qui peut surprendre mais qui fait ses preuves ces dernières années en entreprise : les réunions debout. Rester debout, autour d’une table haute avec un café par exemple met davantage à l’aise vos collaborateurs. Ainsi, ils sont plus susceptibles d’exprimer leurs points de vue de manière sincère et construite. Cela déformalise les réunions d’entreprise souvent pompeuses et permet à chacun de se sentir concerné.

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